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浅谈医疗设备档案管理建设

时间:2016-07-28来源: 作者: 点击: 93次


叶海英  台州骨伤医院 温岭市  317500

 

    [摘要]  医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容,其管理水平的好坏直接影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益的高低,所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。要根据医疗设备档案的特点,加强制度化、规范化管理,多形式、多途径开发利用医疗设备档案资源。

[关键词]  医疗设备;档案;管理;建设

我院源于公元1823年章氏骨伤科,是国家三级乙等中医骨伤医院,核定床位600张,现有固定资产13亿元,其中医疗设备总值4225万元,拥有10万元以上大型设备89台。医院自200010月 建立综合档案室,医疗设备档案作为综合档案管理的重要组成部分,得到了较好的归档和利用,为20135月档案工作目标管理省二级达标和创三级乙等中医骨伤医院中起着至关重要的作用。目前,室藏医疗设备档案476卷宗,其中百万元以上8卷,10万元以上89卷,万元以上379卷。先进医疗设备的引进是为满足医疗、教学、科研之需要,医疗设备管理水平的好坏直接影响到医院的医疗质量、技术水平、社会效益和经济效益。因此,加强医疗设备档案管理是极其重要的,现就我院医疗设备档案管理工作与大家共同探讨。

一、     正确认识建立医疗设备档案的重要性

(一)          档案管理在医疗设备采购中起着参谋作用。在购置大中型医疗设备中,医疗设备档案是做好预测服务的第一手资料,为医院决策者制定医疗设备购置计划、调整布局、宏观调控提供及时准确的全方位的数据信息,避免重复,高成本投入和低效率使用造成医疗设备资源的浪费。

(二)          档案管理能够保障医院合法权益。在设备采购及售后服务中,开箱后发现机器损坏、部件缺损、以次充好等问题,医疗设备档案提供具有法律依据的“合同书”和安装验收报告、装箱单,根据合同条款的约定,保障医院的合法权益不受损害。

(三)          档案管理在医疗设备管理中起着指导作用。建立医疗设备档案能为设备的使用、维修、保养、报废提供有关资料及准确的数据,是临床医生和维修工程师工作的有力助手,为提高设备使用率和合理报废资产起到重要作用。

(四)          档案管理在医疗设备管理中起着监督作用。追踪医疗设备档案中定期和不定期检查设备的应用质量、运行状况和检测维修情况,可以最大限度地发挥医疗设备档案在医疗服务中的积极作用,为医院的发展建设提供服务。

二、     如何加强医疗设备档案管理

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位,要求我们高度重视医疗设备的科学管理,使之实现制度化、规范化。首先,确定医疗设备的归档范围。首先要明确管理范围。对于“三级乙等”医院,我院规定凡在万元以上各种进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备,都必须建立设备档案。我们根据医疗设备档案管理要求,结合医院实际,明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成:设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用,其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作,再移交医院档案室。同时将有关资料复印下发有关使用科室,让各科的设备操作者了解设备档案的归档内容和要求,使之配合档案部门,做好资料的归档工作。

其次,严格医疗设备档案的查、借阅制度。由于医疗设备具有动态性,在日常工作中医疗设备的查阅是比较频繁的,就这需要严格其查、借阅制度。借阅应履行相应的登记和签字手续。借阅人员对医疗设备档案应妥善保管,不准随意勾划或拆散。设备档案的原件一律不外借,如因特殊需要,必须外借使用时,应经设备科领导同意,办理借阅手续,借出的档案材料,借阅人要妥善保管,不得毁坏和遗失,如期归还,如有损坏、遗失,由借阅人员负责。

第三,建立健全归档制度。上述管理范围的仪器设备,在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机技术资料,均应归档保存。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备,还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般每半年归入设备档案。

第四,强化医疗设备档案管理人员的管理意识。设备档案的管理必须坚持集中统一的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中,与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合,保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》,强化各级管理人员依法治档的意识。凡属归档范围内的仪器设备,到货后器械科的兼职档案人员要参加开箱验收,详细填写验收报告一式二份,其中一份存档。医疗设备档案资料室保持适宜的温度和湿度,并有防火、防盗、防光、防虫、防霉和防鼠等设施。管理人员应每年对档案保管状况进行一次全面检查,对破损、变质的档案应及时进行修复。医疗设备档案管理人员变更时,应由设备科负责人监督交接,并在交接记录上签字。医疗设备批准报废后,其档案应延期保存了一年。保存期过后可以销毁。个别仍有参考价值的,可转入资料。

我院成立由分管院长直接领导的档案管理小组,实行医院、科室、使用设备人员三级管理制度,定期召开有关人员会议,明确工作目标,修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作列为医院目标管理责任制的一部分,纳入院科室目标考核,明确设备操作者在负责设备的日常维护保养,同时做好日常设备记录,每天使用后,要将使用情况做好记录,每半年将整理好的记录上报给设备科负责人,经核查后交档案室存档,在全院形成一个有效的管理网络。

因此,医疗设备档案管理工作是医院档案管理乃至医院科学管理工作的重要组成部分,医院必须加强医疗设备档案的管理,同时设备管理人员必须充分发挥档案的作用,以积极主动、周到的服务来保证档案资料的有效完整,以此来促进有关工作的进行,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,医疗技术水平不断得到提高,促进医院在两个效益上获得双赢。

 

 

参考文献:

[1]陈娟.如何搞好医疗设备档案的管理.档案管理,2006(9),35.

[2]郭赞.医疗设备档案的管理与开发.兰台世界,2006 (9),42.

[3]林赛宁.医院医疗设备档案管理工作探讨.医院管理论坛,2011(2).

 

 

叶海英   女  1979.02.27  汉  黄岩  浙江省台州骨伤医院  本科  馆员    地址:浙江温岭城东街道洋河村388号   317500    电话:13586260360    

 

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