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信息时代与高校资料室工作研究

时间:2016-11-28来源: 作者: 点击: 97次

徐春晓

(山东科技大学  矿业与安全工程学院,山东 青岛 266590

 要:步入新世纪, 我们走进的是一个变化多端的信息时代。高校院系资料室是为高校教学科研提供服务的学术机构,信息时代应从加强日常工作管理与提高管理员素质等方面来充分发挥它的功能,以适应现代信息社会对资料室的要求,从而更好地发挥资料室在科研和教学中的作用。

关键字:信息时代;资料室;管理;素质

Work research of reference room in university of information age

XU Chunxiao

(College of Mining and Safety Engineering, Shandong University of Science and Technology, Qingdao, 266590)

AbstractWith the rapid development of science and technology entering into the new century, the reference room of university, as a academic institution providing service for teaching and scientific research, should play a role in strengthening the management of daily work and improving administrators’ quality to meet the demand for reference room in information age, which could make best use of service function of reference room in teaching and scientific research.

Keywordsinformation agereference roommanagementquality

在信息社会化时代, 高校资料室能不能与时俱进、创新服务、充分发挥自身的优势, 最大限度的满足教学、科研不断发展的需求, 并为本系“所”的教学、科研提供有效的文献信息保证, 是信息资料人员的重大责任和义务。

一、高校院系资料室的现状

高校院系资料室始建于20世纪50年代,在近60年的发展过程中,已形成较完整的体系和规模,为高校院系的教学、研究工作起到了很大的辅助作用。但是,随着社会的发展,资料室的问题也日渐突出。

1、行政管理混乱,与图书馆缺乏有效的沟通。目前,高校院系资料室在管理上往往责权不明,没有严格明确的规定。一般情况下,应是业务方面由高校图书馆负责,行政管理由二级院系负责,但实际情况是,学校图书馆对院系资料室的业务并不具有实际管理权力,而二级院系对此业务缺乏管理,结果就造成了两级都在管,两级又都不管的局面。而这种局面造成的结果就是院系资料室与图书馆之间缺乏及时有效的沟通与交流,从而导致图书、文献资料的重复购买,造成不必要的浪费。

2、信息化水平不高,智能化水平低。随着社会的信息化发展,高校图书馆大都已实现类目编纂、流通等日常工作的信息服务,而院系资料室却仍然有所欠缺,依然处于原始的人工操作阶段,一些较高水平的信息服务工作如按题检索、专题检索、文摘、专题汇编等工作基本上难以开展。

3、资料室管理人员专业性较低,日常业务不熟练。院系资料室一般只有一个工作人员,从图书材料的订购、上架、借阅等一系列工作都由一人完成。而且,有的管理员由学院的行政人员兼职,无论从时间上,还是专业能力上,都无法开展深层次的资料室研究工作,也很难达到高层次的信息服务水平。再加上学院领导对资料室工作的忽视,使得资料室的管理制度松散,借阅规则不健全,导致资料流失严重,对资料功能的发挥产生了很大的负面影响。

二、信息时代对专业资料室的要求

随着现代社会科学技术的发展进步,我们已逐渐步入了信息时代。知识爆炸和社会对信息的需求剧增是信息时代所展现出的两大主要特征。这两大特征的出现,需要我们在工作方式和服务观念方面都要做出相应的改进。因此,通过把握信息时代的特征及其对资料室建设的影响,及时对工作做出调整,将对以后资料室工作的开展大有裨益。

1、文献资料研究的要求

知识爆炸带来了各类文献资料的数量激增,各类交叉学科的出现以及读者对文献资料日益复杂的需求使得文献资料的无序状态加强。这就要求资料室工作人员要加强对文献资料的研究,在众多的文献资料之中选出专业性强、参考价值高的文献资料, 特别是能反应本学科专业最新成果、最新动态的相关文献资料,以适应本学科专业发展的要求。

2、情报服务的要求

信息时代的到来, 加快了人们的学习生活节奏,也使得人们的竞争意识增强。读者希望能够以最快的速度和最便捷的方式获得最直接、最有价值的信息。这就要求资料室工作人员把工作的侧重点转向文献资料内容的挖掘、浓缩提炼方面。

3、参与科研项目的要求

提供科研资料是专业资料室的重要职能之一。在科研项目进行过程中,科研人员要耗费大量的时间去收集和整理科研资料,如果资料室人员能参与到科研项目中,及时跟进项目研究的进程及需要,并依据项目组的需要收集和整理科技资料,将大大减少科研人员在这方面花费的时间和精力,促进科研工作的顺利开展,同时充分发挥专业资料室的作用,提高信息资料的利用率。

4、工作手段现代化的要求

以往专业资料室的工作方式已经远远不能满足信息时代的需求。新型文献载体的出现,电子出版物的增加,网络信息的提取和利用等都对专业资料室的工作方式提出了新的要求。在以后的发展中,要是没有现代化设备对工作手段进行改善,许多信息资料将无法收集、存储、传递和利用。

三、专业资料室适应信息时代要求的途径

尽管院系资料室存在着各种问题,但它仍有图书馆无法企及的优势。因此,院系资料室的正确定位是当前亟需解决的问题。

院系资料室不同于学校图书馆,相对于图书馆而言,它的读者范围比较局限,相关文献书籍也大都与本专业相关,种类单一。因此,院系资料室一定要清楚自己在学院图书资料整体系统中的定位,不要做成“小图书馆”,而是要扬长避短,充分发挥自己学科“专”、内容“深”、收藏“集”的特点,集中优势,更加有针对性、深入性地提供一些高层次的专业文献资料,这种优势是综合图书馆所不能替代的。那么,如何做好院系资料室的管理工作呢?

1、建立优化资料室的管理体制,加强规范管理

资料室行政管理上的混乱有其历史的原因,要彻底解决这一问题,院系与图书馆必须责权分明。院系负责资料室的日常管理,资料室工作人员与院系其他人员享有相同的待遇;业务上由图书馆负责,资料室的管理人员平时要参加一些关于图书馆的学术交流活动,职称评定也由图书馆统一管理,这样就弥补了资料室管理体制上的空缺,更有利于资料室相关工作的开展。

2、加强与学院图书馆的沟通协调,实现横向联合

学校图书馆与院系资料室应加强沟通,打破两者各自管理的模式,统一管理文献资源,这样可以有效减少文献资源采购方面的重复与遗漏。同时,各院系的资料室之间还可以开展横向联合,建立互借与协作制度,构建开放式、互动式、网络式的文献系统,做到资源共享,从而提高文献资料的利用率。

3、做好文献资料的收集、整理、统计及开发再利用工作

院系资料室文献资料的利用与本院系教学与科研工作紧密相关。所以,资料室工作人员应熟知本专业的相关知识,这样才能制订出合理的采购计划,以本院系师生的需求为准则来收集文献材料,形成专业特色鲜明、重点突出的资料体系。一般来说,资料室文献的收集原则上要注意专业的系统性和学科的完整性,保证重点,精选品种,要有选则性的收录,将重点放在收集本院系师生在教学科研中所需要的特种文献与内部资料上;其次是期刊,特别是核心期刊,要收集那些与本学科专业相关的且权威性较高的文献资料,突出专业性与学科特色;第三是一些内部文献的保存,如院系内部编制的教学大纲以及科研会议中形成的会议资料、科研档案等,这些原始资料都是图书馆不易获得而院系独有的文献资料。

四、提高资料室工作人员的自身素质

1、转变传统观念, 深化信息服务意识

信息时代的到来,必然对人们旧的思想观念冲击较大。工作人员要转变思想观念,与时俱进, 提高适应时代变化的能力。资料室工作人员应该清楚地认识到现有知识水平及传统的工作方式已难以适应现代社会的需求,而网络则为高校资料室的发展提供了一条高水平的发展之路。因此,必须尽快更新理念,学习新知识、新技能,提高信息意识以及网络信息服务的能力,为教学、科研提供高质量的服务能力。

2、强化服务能力

首先,资料工作人员应该具备深厚的学科知识。发达国家的图书情报资料工作人员被认为是“ 知识最渊博的人”,他们不仅具有图书情报专业的学位,熟悉和掌握图书情报知识,而且具有其他专业的学位,在某一学科领域有一定的造诣。高校的“学科馆员”,即高校各系“所”的情报工作人员,既要具有图书情报专业知识,更重要的是要具有某一学科领域的造诣,应对本学科的基本情况,包括其历史现状及发展趋势、主要学术流派、主要文献及工具书、学术研究和热点问题以及相关学科的情况有全面的了解,也就是具有适合本系“所”学科的专业知识。这样才能更好地与学科用户进行学术交流和探讨,及时掌握他们的信息要求,深人研究学科专业文献,进行专业信息的组织和开发,有效地为本学科读者提供专业服务。资料室工作是多门学科知识综合运用的一项复杂工作,是信息、资料的交换中心。因此要求资料人员要多门学科知识都有所涉猎,具备图书馆学、文献学、目录学、情报学、信息学等多学科的基础理论知识。除了对本学科的专业基础知识、学科主要内容、学科发展的历史和现状有所了解外,还要对馆藏的相关学科文献的数量和学科工具书要了如指掌。只有这样,资料室工作人员才能适应信息时代的需求,才能为教学、科研人员提供高效、优质的服务。

总而言之,网络信息时代给图书情报事业的发展带来了新的机遇和挑战,这就对院系资料室有了更高的要求,只有适应这种新形势下的发展要求,才能更好地服务读者,做好院系资料室的管理工作。

参考文献:

[1]王钢.论信息时代的专业资料室工作[J].巢湖学院学报.2003(5)

[2]徐宏伟.浅谈信息时代高校资料室工作[J].中小学图书情报世界.2006,(12

[3]云洁.信息时代管理员如何应对新形势下院系资料室的管理工作[J].陕西教育.2011,(4

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